Stredne pokročilý•5 krokov•10 minút

Správa KYC dokumentov

Naučte sa správne spravovať dokumentáciu klientov podľa zákona o praní špinavých peňazí (AML/CFT).

Zákonná povinnosť advokátov

Podľa zákona č. 297/2008 Z.z. (AML/CFT) ste ako advokát povinný:

• Identifikovať a overiť totožnosť klienta pred poskytnutím služby
• Uchovávať KYC dokumentáciu minimálne 10 rokov
• Priebežne aktualizovať údaje o klientovi
• Oznamovať podozrivé transakcie na FIU (Finančná spravodajská jednotka)

Povinné dokumenty - Fyzická osoba

Lehota na nahratie: 7 dní

Dokumenty musia byť nahrané do 7 dní od prvého kontaktu s klientom.

Požadované dokumenty:

1. Občiansky preukaz (obe strany) *

• Farebný scan alebo kvalitná fotografia
• Čitateľné všetky údaje (meno, dátum narodenia, číslo OP)
• Neprijateľné: čiernobiely scan, rozmazaná fotka
• Formát: PDF, JPG, PNG (max. 5 MB)

2. Výpis z registra trestov (voliteľné, odporúčané)

• Nie starší ako 3 mesiace
• Oficiálny dokument z MV SR
• Odporúčané pre vysokorizikových klientov

3. Potvrdenie o adrese (voliteľné)

• Faktúra za energie nie staršia ako 3 mesiace
• Výpis z banky s adresou
• Potvrdenie o trvalom pobyte

Tip: Vždy nahrajte obe strany OP - zadná strana obsahuje dôležité údaje o platnosti.

Povinné dokumenty - Právnická osoba

Požadované dokumenty:

1. Výpis z obchodného registra *

• Nie starší ako 3 mesiace
• Úplný výpis (nie len historický)
• Musí obsahovať aktuálnych konateľov a spoločníkov
• Stiahnite z www.orsr.sk

2. Občiansky preukaz konateľa (obe strany) *

• OP všetkých štatutárnych zástupcov
• Rovnaké požiadavky ako pri fyzickej osobe

3. Stanovy / Spoločenská zmluva (voliteľné)

• Platné znenie dokumentov
• Odporúčané pri komplexných štruktúrach

4. Register konečných užívateľov výhod (voliteľné)

• Identifikácia skutočných vlastníkov (25%+ podiel)
• Povinné pre vysokorizikové transakcie
• Stiahnite z www.orsr.sk/ruz

Špecifické prípady:

• Zahraničná firma: Overený preklad výpisu do slovenčiny
• Nezisková org: Výpis z registra mimovládnych org.
• Štátna firma: Zriaďovacia listina

Nahratie dokumentov do systému

Otvorte kartu klienta v sekcii Klienti
Prejdite na záložku KYC Dokumenty
Kliknite na + Nahrať dokument
Vyberte typ dokumentu z rozbaľovacieho menu
Presuňte súbor do nahrávacej zóny alebo kliknite pre výber súboru
Systém automaticky validuje a šifruje dokument

Presuňte súbory sem

alebo kliknite pre výber

Podporované formáty: PDF, JPG, PNG (max. 5 MB)

Bezpečnosť dokumentov:

• Šifrovanie AES-256 pri uložení
• Prístup len oprávnené osoby vo vašej kancelárii
• Audit trail - kto a kedy pristúpil k dokumentu
• Automatické zálohovanie

Automatické AML/CFT kontroly

Po nahratí KYC dokumentov Lexi AI automaticky vykoná compliance check:

Sankčné zoznamy

Kontrola proti EU, UN, OFAC zoznamom

PEP screening

Identifikácia politicky exponovaných osôb

Rizikové jurisdikcie

Kontrola proti FATF čiernemu zoznamu

Register partnerov verejného sektora (RPVS)

Overenie obchodných vzťahov so štátom

Upozornenie pri rizikovom klientovi

Pri identifikácii rizikového klienta dostanete okamžité upozornenie s odporúčaním ďalších krokov.

Priebežná aktualizácia a retenčná lehota

Lehoty a povinnosti:

Aktualizácia údajov

Aktualizujte KYC dokumenty minimálne raz ročne alebo pri významnej zmene (zmena konateľa, sídla, atď.)

Retenčná lehota: 10 rokov

KYC dokumenty musia byť uchovávané minimálne 10 rokov od ukončenia obchodného vzťahu.

✓ Lexi AI automaticky uchováva dokumenty podľa zákonných požiadaviek

Audit trail

Každý prístup k dokumentu je zaznamenaný (kto, kedy, z akého dôvodu) pre kontroly FIU.

Automatické pripomienky:

• Pripomienka aktualizácie po 11 mesiacoch
• Upozornenie na exspirované dokumenty (OP, výpis z OR)
• Notifikácia pri zmenách v OR registri

KYC dokumentácia pod kontrolou!

Dodržiavate všetky zákonné povinnosti a ste pripravení na kontrolu.

Pridať nového klienta Technická dokumentácia

Načítavam...

Povinné dokumenty - Fyzická osoba

Lehota na nahratie: 7 dní

Dokumenty musia byť nahrané do 7 dní od prvého kontaktu s klientom.

Požadované dokumenty:

1. Občiansky preukaz (obe strany) *

• Farebný scan alebo kvalitná fotografia
• Čitateľné všetky údaje (meno, dátum narodenia, číslo OP)
• Neprijateľné: čiernobiely scan, rozmazaná fotka
• Formát: PDF, JPG, PNG (max. 5 MB)

2. Výpis z registra trestov (voliteľné, odporúčané)

• Nie starší ako 3 mesiace
• Oficiálny dokument z MV SR
• Odporúčané pre vysokorizikových klientov

3. Potvrdenie o adrese (voliteľné)

• Faktúra za energie nie staršia ako 3 mesiace
• Výpis z banky s adresou
• Potvrdenie o trvalom pobyte

Tip: Vždy nahrajte obe strany OP - zadná strana obsahuje dôležité údaje o platnosti.

Povinné dokumenty - Právnická osoba

Požadované dokumenty:

1. Výpis z obchodného registra *

• Nie starší ako 3 mesiace
• Úplný výpis (nie len historický)
• Musí obsahovať aktuálnych konateľov a spoločníkov
• Stiahnite z www.orsr.sk

2. Občiansky preukaz konateľa (obe strany) *

• OP všetkých štatutárnych zástupcov
• Rovnaké požiadavky ako pri fyzickej osobe

3. Stanovy / Spoločenská zmluva (voliteľné)

• Platné znenie dokumentov
• Odporúčané pri komplexných štruktúrach

4. Register konečných užívateľov výhod (voliteľné)

• Identifikácia skutočných vlastníkov (25%+ podiel)
• Povinné pre vysokorizikové transakcie
• Stiahnite z www.orsr.sk/ruz

Špecifické prípady:

• Zahraničná firma: Overený preklad výpisu do slovenčiny
• Nezisková org: Výpis z registra mimovládnych org.
• Štátna firma: Zriaďovacia listina

Nahratie dokumentov do systému

Otvorte kartu klienta v sekcii Klienti
Prejdite na záložku KYC Dokumenty
Kliknite na + Nahrať dokument
Vyberte typ dokumentu z rozbaľovacieho menu
Presuňte súbor do nahrávacej zóny alebo kliknite pre výber súboru
Systém automaticky validuje a šifruje dokument

Presuňte súbory sem

alebo kliknite pre výber

Podporované formáty: PDF, JPG, PNG (max. 5 MB)

Bezpečnosť dokumentov:

• Šifrovanie AES-256 pri uložení
• Prístup len oprávnené osoby vo vašej kancelárii
• Audit trail - kto a kedy pristúpil k dokumentu
• Automatické zálohovanie

Automatické AML/CFT kontroly

Po nahratí KYC dokumentov Lexi AI automaticky vykoná compliance check:

Sankčné zoznamy

Kontrola proti EU, UN, OFAC zoznamom

PEP screening

Identifikácia politicky exponovaných osôb

Rizikové jurisdikcie

Kontrola proti FATF čiernemu zoznamu

Register partnerov verejného sektora (RPVS)

Overenie obchodných vzťahov so štátom

Upozornenie pri rizikovom klientovi

Pri identifikácii rizikového klienta dostanete okamžité upozornenie s odporúčaním ďalších krokov.

Priebežná aktualizácia a retenčná lehota

Lehoty a povinnosti:

Aktualizácia údajov

Aktualizujte KYC dokumenty minimálne raz ročne alebo pri významnej zmene (zmena konateľa, sídla, atď.)

Retenčná lehota: 10 rokov

KYC dokumenty musia byť uchovávané minimálne 10 rokov od ukončenia obchodného vzťahu.

✓ Lexi AI automaticky uchováva dokumenty podľa zákonných požiadaviek

Audit trail

Každý prístup k dokumentu je zaznamenaný (kto, kedy, z akého dôvodu) pre kontroly FIU.

Automatické pripomienky:

• Pripomienka aktualizácie po 11 mesiacoch
• Upozornenie na exspirované dokumenty (OP, výpis z OR)
• Notifikácia pri zmenách v OR registri