Načítavam...
Načítavam...
Ako archivovať ukončené prípady bez vymazania údajov a zachovať GDPR compliance.
Archivácia umožňuje skryť ukončených klientov zo zoznamu bez straty údajov. Údaje sú stále dostupné pre vyhľadávanie a GDPR compliance, ale nezaberajú miesto v aktívnom zozname.
Dôležité: Advokáti majú zákonnú povinnosť uchovávať údaje 10 rokov, preto NEODPORÚČAME používať vymazanie.
Archivujte klientov v týchto situáciách:
Právny prípad bol úspešne uzavretý, všetky dokumenty boli odovzdané a nie sú plánované ďalšie aktivity
Klient nebol aktívny viac ako 2 roky a neočakávate ďalšiu spoluprácu
Chcete sprehľadniť aktívny zoznam klientov a skryť historické prípady
Neaktívnych klientov s otvorenými lehotami, prebiehajúcim súdnym konaním alebo nevybavenými záležitosťami
Prejdite na Klienti → Vyberte klienta, ktorého chcete archivovať
V pravom hornom rohu profilu klienta nájdete tlačidlo "Akcie"
Systém vás upozorní na dôsledky archivácie:
Klient sa presunie do sekcie "Archív". Môžete ho kedykoľvek obnoviť.
Všetky údaje zostávajú kompletne zachované:
Archivovaní klienti sú stále prístupní cez vyhľadávanie alebo filter "Archivovaní klienti". Môžete ich zobrazovať, exportovať a tlačiť rovnako ako aktívnych klientov.
Archivácia nemení retenčnú politiku. Údaje sú uchované najmenej 10 rokov podľa zákona o advokácii; automaticky sa nemažú.
Archivovaní klienti sa nezapočítavajú do štatistík aktívnych klientov, ale sú zahrnutí v historických reportoch.
Archivovaných klientov môžete kedykoľvek zobraziť a pracovať s nimi:
Použite globálne vyhľadávanie (Ctrl/Cmd + K) a zadajte meno klienta. Archivovaní klienti sa zobrazia s označením "Archivované".
Prejdite na Klienti → Archív v bočnom menu
Ak sa klient vráti alebo potrebujete znovu pracovať s jeho prípadom, môžete ho jednoducho obnoviť:
Použite filter "Archivovaní" alebo vyhľadávanie
V profile klienta nájdete tlačidlo "Obnoviť z archívu"
Klient sa vráti do štandardného zoznamu a môžete s ním pracovať ako predtým
Tip: Obnovenie je okamžité a nevyžaduje žiadne ďalšie kroky. Všetky údaje sú okamžite prístupné.
Ak potrebujete archivovať viacero klientov naraz (napr. koniec roka):
Napríklad: "Neaktívni viac ako 2 roky" alebo "Ukončení v roku 2023"
Zaškrtnite checkbox pri každom klientovi, ktorého chcete archivovať (alebo "Vybrať všetkých")
Všetci vybraní klienti sa archivujú naraz
Bezpečnostné opatrenie: Hromadná archivácia vyžaduje potvrdenie administrátora a je zalogovaná v audit logu.
Archivácia nezmení zákonné povinnosti pri uchovávaní údajov:
Archivovaní klienti sú stále podliehajú 10-ročnej retenčnej lehote podľa Zákona o advokácii č. 586/2003 Z.z.
Archivácia je len organizačný nástroj, nie spôsob skrátenia retenčnej lehoty.
Lexi AI údaje klientov automaticky nemaže. Po uplynutí zákonnej lehoty uchovávania (10 rokov od skončenia zastúpenia) môže kancelária klienta vymazať ručne; skôr to systém nedovolí.
Archivujte ukončené prípady a udržujte prehľad v aktívnych klientoch.