Archivácia klientov

Ako archivovať ukončené prípady bez vymazania údajov a zachovať GDPR compliance.

Archivácia vs. vymazanie

Archivácia umožňuje skryť ukončených klientov zo zoznamu bez straty údajov. Údaje sú stále dostupné pre vyhľadávanie a GDPR compliance, ale nezaberajú miesto v aktívnom zozname.

Dôležité: Advokáti majú zákonnú povinnosť uchovávať údaje 10 rokov, preto NEODPORÚČAME používať vymazanie.

Kedy archivovať klienta?

Archivujte klientov v týchto situáciách:

Ukončená spolupráca

Právny prípad bol úspešne uzavretý, všetky dokumenty boli odovzdané a nie sú plánované ďalšie aktivity

Neaktívni klienti

Klient nebol aktívny viac ako 2 roky a neočakávate ďalšiu spoluprácu

Organizácia databázy

Chcete sprehľadniť aktívny zoznam klientov a skryť historické prípady

Pozor: NEOCHÍVUJTE

Neaktívnych klientov s otvorenými lehotami, prebiehajúcim súdnym konaním alebo nevybavenými záležitosťami

Ako archivovať klienta

1️⃣

Otvorte profil klienta

Prejdite na Klienti → Vyberte klienta, ktorého chcete archivovať

2️⃣

Kliknite na "Akcie" → "Archivovať"

V pravom hornom rohu profilu klienta nájdete tlačidlo "Akcie"

Poznámka: Pred archiváciou skontrolujte, či sú všetky lehoty splnené a dokumenty finalizované

3️⃣

Potvrďte archiváciu

Systém vás upozorní na dôsledky archivácie:

• Klient sa presunie do archívu
• Nebude sa zobrazovať v štandardnom zozname
• Údaje zostávajú prístupné cez vyhľadávanie
• Archiváciu môžete kedykoľvek vrátiť

4️⃣

Klient je archivovaný

Klient sa presunie do sekcie "Archív". Môžete ho kedykoľvek obnoviť.

Čo sa stane pri archivácii?

✅ Zachované údaje

Všetky údaje zostávajú kompletne zachované:

• Osobné údaje klienta
• Všetky dokumenty a prílohy
• História komunikácie
• Lehoty a úlohy (označené ako "Archivované")
• Audit log

🔍 Prístup k údajom

Archivovaní klienti sú stále prístupní cez vyhľadávanie alebo filter "Archivovaní klienti". Môžete ich zobrazovať, exportovať a tlačiť rovnako ako aktívnych klientov.

🔒 GDPR compliance

Archivácia nemení retenčnú politiku. Údaje sú uchované 10 rokov podľa Zákona o advokácii a potom automaticky vymazané.

📊 Štatistiky

Archivovaní klienti sa nezapočítavajú do štatistík aktívnych klientov, ale sú zahrnutí v historických reportoch.

Zobrazenie archivovaných klientov

Archivovaných klientov môžete kedykoľvek zobraziť a pracovať s nimi:

Metóda 1: Filter "Archivovaní"

1. Prejdite na Klienti
2. Kliknite na filter "Status"
3. Vyberte "Archivovaní"

Metóda 2: Vyhľadávanie

Použite globálne vyhľadávanie (Ctrl/Cmd + K) a zadajte meno klienta. Archivovaní klienti sa zobrazia s označením "Archivované".

Metóda 3: Priamy odkaz

Prejdite na Klienti → Archív v bočnom menu

Obnovenie archivovaného klienta

Ak sa klient vráti alebo potrebujete znovu pracovať s jeho prípadom, môžete ho jednoducho obnoviť:

1️⃣

Nájdite archivovaného klienta

Použite filter "Archivovaní" alebo vyhľadávanie

2️⃣

Kliknite na "Obnoviť"

V profile klienta nájdete tlačidlo "Obnoviť z archívu"

3️⃣

Klient je znovu aktívny

Klient sa vráti do štandardného zoznamu a môžete s ním pracovať ako predtým

Tip: Obnovenie je okamžité a nevyžaduje žiadne ďalšie kroky. Všetky údaje sú okamžite prístupné.

Hromadná archivácia

Ak potrebujete archivovať viacero klientov naraz (napr. koniec roka):

1️⃣

Nastavte filter

Napríklad: "Neaktívni viac ako 2 roky" alebo "Ukončení v roku 2023"

2️⃣

Označte klientov

Zaškrtnite checkbox pri každom klientovi, ktorého chcete archivovať (alebo "Vybrať všetkých")

3️⃣

Kliknite na "Hromadné akcie → Archivovať"

Všetci vybraní klienti sa archivujú naraz

Bezpečnostné opatrenie: Hromadná archivácia vyžaduje potvrdenie administrátora a je zalogovaná v audit logu.

GDPR a retenčná politika

Archivácia nezmení zákonné povinnosti pri uchovávaní údajov:

10-ročná lehota zostáva

Archivovaní klienti sú stále podliehajú 10-ročnej retenčnej lehote podľa Zákona o advokácii č. 586/2003 Z.z.

Archivácia je len organizačný nástroj, nie spôsob skrátenia retenčnej lehoty.

Automatické vymazanie

Po 10 rokoch od uzavretia spisu Lexi AI automaticky vymaže údaje archivovaných klientov v súlade s GDPR a slovenským právom.

Organizujte svoju databázu efektívne

Archivujte ukončené prípady a udržujte prehľad v aktívnych klientoch.

Export klientov Retenčná politika

Načítavam...